Zuerst die tatsächliche Nutzung erfragen

Ermitteln Sie, welche Tools für welche Aufgaben und mit welchen Informationen verwendet werden. Verzichten Sie dabei auf Schuldzuweisungen. Ziel ist ein realistischer Blick auf Prozesse — nicht die Bestrafung von Neugier.

Mit Risikokategorien arbeiten

Ordnen Sie Anwendungen beispielsweise Grün, Orange oder Rot zu. Grün umfasst risikoarme Aufgaben mit öffentlichen oder fiktiven Daten. Orange verlangt Zustimmung oder zusätzliche Kontrolle. Rot sind etwa Passwörter, Gesundheitsdaten, vertrauliche Verträge und unkontrollierte Entscheidungen über Menschen.

Eine praktikable Alternative anbieten

Regeln funktionieren nur, wenn Mitarbeitende wissen, welches Tool sie verwenden dürfen und an wen sie sich bei Fragen wenden können. Kombinieren Sie Vorgaben daher mit kurzen Übungen, Beispiel-Prompts und einem festen Prüfweg für neue Anwendungen.

Praktische Checkliste

  • Tools und Aufgaben ohne Schuldzuweisung erfassen.
  • Risikokategorien für das eigene Unternehmen konkretisieren.
  • Freigegebene Geschäftskonten benennen.
  • Eine Ansprechperson für Zweifelsfälle festlegen.

Quellen und weitere Informationen

Dieser Artikel enthält allgemeine praktische Informationen und stellt keine Rechtsberatung dar. Prüfen Sie Pflichten immer im Zusammenhang mit Ihrer eigenen Anwendung.